社内ワークショップに外部ファシリテーターを頼む前に。決めておきたい3つと、4つのステップ

2026.11.11

目次[非表示]

外部の人に頼むと、何が違うのか
依頼の前に決めておきたい3つのこと
事前ヒアリング、設計、実施、フォローの4ステップ
1. 事前ヒアリング
2. 設計
3. 実施
4. フォローアップ
つなばの現場で見えていること
目指すのは、つなばがいなくても対話が続くチーム
依頼前のチェックリスト
まとめ

「社内でワークショップをやってみたい。でも、外部のファシリテーターに頼むなら、何を決めておけばいいのだろう」。研修や組織づくりを任された方が、最初に迷うところかもしれません。

講師を選ぶ前に、整理しておくと楽になることがあります。ファシリテーターの経歴や実績を比べる前に、自分たちの側の「何のために」と「いまどんな状態か」が言葉になっていると、頼む相手も、場の形も、ぐっと決めやすくなります。

外部の人に頼むと、何が違うのか

外部のファシリテーターを雇う意味について、会議室.comの記事は、社内の利害関係にかかわらない中立的な立場の人であることを挙げています。依頼を検討する場面としては、社内に適した人物がいない場合、特に重要な会議やセミナーを行う場合、会議がマンネリ化している場合が紹介されています。

ここでいうファシリテーターは、話し合いを円滑に進める人のことです。Schooのコラムは、会議におけるファシリテーターの役割を、目的に導くことだと整理しています。意見が出るように促したり、立場の強い人の意見だけで進まないよう配慮したりするのも、その仕事のうちです。

つまり、外部に頼む理由は「うまく進行してくれる人が欲しい」だけではありません。社内の関係の外にいる人がいることで、いつもは言えないことが言いやすくなる、という面があります。ただ、その人が場に何を持ち込むかは、頼む側がどんな場にしたいかで決まります。そこで、依頼の前の準備が大切になります。

依頼の前に決めておきたい3つのこと

依頼の前に整理しておくと楽になるのは、次の3つだと私は思っています。答えが完全に決まっていなくても大丈夫です。「まだ決まっていない」ということが分かるだけでも、前に進めます。

一つ目は、目的です。何のためにワークショップを開くのか。「チームビルディング」と言っても、新しいメンバーが増えたから顔合わせをしたいのか、ビジョンを現場に浸透させたいのか、話し合いが形だけになっているのを変えたいのか、それぞれ場の形が違います。「何を決める会なのか」ではなく、「終わったあと、チームがどうなっていてほしいか」で考えると、言葉にしやすくなります。

二つ目は、いまのチームの状態です。つなばでは、チームの状態を、おおまかに次の三つに分けて考えています。

本音がまだ表に出ていない。反対の意見や不安が出ない、声の大きい人で決まってしまう
思いがまだ渡りきっていない。経営者やリーダーの思いと、現場の思いが行き来していない
対話を自分たちで続けたい。土台はあるのに単発で終わる、外の進行役がいないと回らない

どれが正しいという話ではありません。ただ、状態が違えば、必要な場も違います。本音が出ていないチームに、いきなり「ビジョンを語りましょう」と言っても、無難な言葉が並ぶだけになりやすいのです。心理的安全性は、誰もが自分の意見を安心して発信できるかどうかの度合いと説明されます（SmartHR Mag.）。私は「ちゃんと言える・ちゃんと聞かれる」という信頼の土台と言い直していますが、その土台がいまどのくらいあるかを見ておくことが、場の設計の出発点になります。

三つ目は、段階です。ワークショップを一度だけ開くのか、何回かに分けるのか、その先も続けていくのか。つなばの法人向けでは、半日から1日の単発の体験ワークショップ、月1回を3回続ける導入プログラム、月に1〜2回を12ヶ月続ける継続伴走、という3つの段階を用意しています。まず対話の効果を体験してみたい場合と、土台づくりから始めたい場合と、定着までを見据える場合とでは、向く段階が違います。

段階	進め方	向く場合
体験ワークショップ	半日から1日の単発	まず対話の効果を体験したい
導入プログラム	月1回を3回続ける	土台づくりから始めたい
継続伴走	月に1〜2回を12ヶ月続ける	定着までを見据える

「効果はいつ出るのか」と気になる方もいるでしょう。私は、対話の効果は漢方薬のようなものだと思っています。すぐに変わらないからこそ、続ける意味があります。だから、一度で何かが変わることを前提にせず、どの段階から始めるかを考えておく方が、現実に合います。

事前ヒアリング、設計、実施、フォローの4ステップ

依頼を決めたあとの流れは、つなばでは次の4つのステップで進みます。水戸わかな保育園の取り組みも、この4ステップの設計プロセスで進めています。

ステップ	やること	要点
1. 事前ヒアリング	いまのチームの話し合いの状態をうかがう	解決する前に、まず聞く
2. 設計	3つの手法を組み合わせ、オリジナルのワークをつくる	決めすぎない
3. 実施	おやくそくを共有し、全部出して絵に残す	評価されない安心をつくる
4. フォローアップ	日常の会議でどう続けるかを一緒に考える	自分たちで続けられる形にする

1. 事前ヒアリング

最初に、いまのチームの話し合いがどんな状態にあるのかをうかがいます。上で挙げた3つがまだ言葉になっていなくても、ここで一緒に整理していけます。

ここで大切にしているのは、課題を「解決する」前に、まず聞くことです。変えようとする前に、まず受け取る。依頼する側が、ここで少し立ち止まって整理できると、その後の設計も変わってくると思います。

2. 設計

ヒアリングを踏まえて、場をつくります。つなばは、グラフィックファシリテーション・ドラマワーク・アート鑑賞の3つの手法を組み合わせ、チームの状態に合わせてオリジナルのワークを設計します。

グラフィックファシリテーションとは、対話の内容を絵と文字で紙に写し取り、リアルタイムで見える化していく手法です。ドラマワークは、役割を演じたり体で表現したりする手法、アート鑑賞は、絵画や美術作品を見て感じることから始める手法です。どれも、手法そのものが目的ではありません。手段として、そのチームに合うものを選びます。

設計で気をつけているのは、決めすぎないことです。意図はコンパスであって、ハンドルではない。進む方向は決めても、当日の場の流れを細かく縛りません。そのためにも、ヒアリングで状態を聞いておくことが大切になります。

3. 実施

当日は、最初に**「おやくそく」**を共有します。上手に演じる必要はない、正解・不正解はない、評価されることもない、という3つです。評価の目で見ないと先に約束することで、参加する方が安心して場に入れるようになります。

そのうえで、ネガティブな気持ちも含めて、まず全部出してもらいます。まとめることを前提にすると、出てくる話に天井ができてしまうからです。出し切ったあとで、チームは自分たちで前に向かい始めます。

出てきた言葉は、その場で絵に残します。読まなくても雰囲気や気持ちが伝わり、話した人は「受け取ってもらえた」と感じられます。絵はゴールではなく、クレドや理念づくりなど、次の話し合いの材料です。

幹部だけの会、現場の人だけの会のように、段階を分けて対話することもあります。それぞれの思いを絵に残してから、重ねていきます。

4. フォローアップ

実施したあとが、実はいちばん大切だと思っています。対話の場は、いわば「まず受け取る」を練習するための温室です。温室の外に出れば、育てたものは弱ってしまうことがあります。

だから、場が終わったあとに、日常の会議のなかでどう続けていくかを一緒に考えます。たとえば、会議の冒頭に、対話の時間を置く。全員に話すことを強制せず、話したい人からぽつりぽつりと話せれば、それで十分です。フォローは、外から支え続けるためではなく、チームが自分たちで続けられるようにするためのものです。

つなばの現場で見えていること

水戸わかな保育園では、全職員が主体的に保育・園運営に関わるマインドを醸成することを目的に、4ステップで進めています。ドラマワークで対話の「場づくり」をし、グラフィックファシリテーションで、価値観・課題・ビジョンを対話で見える形にしてきました。プロジェクトは継続中です。

これまでにまとめている成果は、全員の主体的な発言が定着してきたこと、そして「対話を促進するチーム」が自然に生まれてきたことです。数字で示せるものではありませんし、どのチームでも同じようになると約束できるものでもありません。ただ、外から場をつくるだけでなく、園のなかに「対話を促進するチーム」が生まれてきた、という点に注目しています。

私立小学校の4・5年生のクラスでも、絵画の観察と傾聴のワークを行いました。正解のない問いを自由に楽しめたこと、自然に意見を交わすなかで、協働の意識が芽生えたことが、成果としてまとめられています。

どちらにも共通しているのは、場そのものが目的ではなかったことです。場が終わったあとも、自分たちで対話を続けていくための入り口として、場をつくっています。

目指すのは、つなばがいなくても対話が続くチーム

ここまで読んで、「結局、外部の人にずっと頼ることになるのでは」と感じた方もいるかもしれません。

私たちが目指しているのは、逆です。つなばがいなくても対話が続くチームです。4つのステップの最後にフォローアップを置いているのも、そのためです。

依頼する側にとっても、この視点で講師を選ぶことには意味があります。Schooのコラムは、外部講師を選ぶ観点として、同業での講師実績や、自社に合う内容を提案してもらえるかを挙げています。もう一つ加えるなら、「終わったあと、自分たちだけで続けられる形を一緒に考えてくれるか」も、確かめておきたい点だと私は思っています。